如何撰写高质量的项目报告

撰写项目报告是每个项目经理不可避免的工作内容之一。每周、每月、风险报告和例外报告都是写给他人的，这自然涉及到报告的质量。

有一次，当我在课堂上谈到质量应该由用户来判断的概念时，我讨论了谁应该判断项目报告的质量。如果报告是写给老板的，老板应该判断项目报告的质量水平是否高。然后问你是否研究过你老板关心的问题，甚至是你老板喜欢的字体、大小和排版格式。

一些学生提出，把努力花在这个细节上是否值得，从而引发了一场值得的讨论。我非常喜欢这样的讨论，我经常打算在课堂上推广类似的讨论。

高质量的项目报告应该是什么样子的？无论是格式还是内容，观众都应该看到高质量的项目报告。那么如何写出高质量的项目报告呢？

1. 明确报告的目的

每一份报告都是有目的的。假如你不知道这份报告的目的是什么，就没必要写这份报告，反正也写不好，何必浪费时间。

有人会说以前有所有的项目，所以我们也应该有。NO，这不是我们花精力写报告的原因。试着问自己一个问题：如果我不写这份报告，会有什么不好的后果吗？有人会敦促我们提交报告吗？如果没有人关心这份报告，我们为什么要写呢？

有人会说这份报告是QA或PMO类似机构要的。Maybe，但这还不够。试着问自己另一个问题：如果我只写一份报告的名字，加上一份报告EOF提交有什么不好的后果吗？

我们不能没有项目报告，项目报告中也不能没有内容。无论这些内容来自于公司提供的标准报告模板，还是来自于以前项目的惯例，还是我们按照自己的“想象”创造的，都说明报告是有目的的。

无论类型的报告都被用来向观众传递信息。如果你想让报告促使观众做出决定，你应该给他影响决定的信息；如果你想让观众知道项目的状态（想想为什么），给他关于项目状态的信息。

报告的最终目标是满足观众对沟通和信息的需求。归根结底，促进、说服、寻求理解或其他目的是满足观众对沟通和信息的需求。

2. 分析观众的信息需求

由于该报告是为观众服务的，因此有必要研究该报告的受众的沟通和信息需求。以项目状态报告为例，当然，老板想知道花了多少钱，做了多少事情，客户如何服务，项目中有什么问题，对策是什么，我们应该试着从不同的角度思考。

.1) 列出项目报告的受众是什么？

结合报告的目的，找出报告要发给谁，先列出这些人；

.2) 分析受众与项目之间的利益

接下来，我们需要分析这些受众和项目之间的利益。有许多模型可供参考，如两个维度，一个是它的权力，决定了他对项目的影响；另一个是他的个人利益与项目的相关性，决定了他对项目的关注；

.3) 了解受众的信息需求

接下来，我们将了解这些观众的信息需求。从各自的角色职责、相互指挥报告关系、个人与项目之间的利益关系等方面，了解他们需要做出判断和决策的项目信息；

.4) 了解受众的沟通偏好

此外，我们还需要了解观众的沟通偏好。对于类似的信息需求，不同的观众喜欢不同的表达形式，如信息的细节、排版格式和写作风格。

3. 撰写项目报告

基于报告的目的和对目标受众的沟通需求的分析，我们可以收集相关信息并整理成项目报告。在实践中还需要考虑几个问题：

平衡相互冲突的需求。报告的受众通常不止一个。由于立场和风格的不同，他们对沟通和信息的需求会有一些冲突，这就需要平衡相互冲突的需求；

平衡信息的供需。信息需求越好，观众对报告的满意度就越高，但我们在收集信息方面的投资就越大，这里也需要平衡。

一切都准备好了。在撰写报告的过程中，作为一份正式的书面文件，循书面沟通5C原则：

正确的语法和拼写 (Correct)。语法不当或拼写错误会分散注意力，可能会扭曲意义，降低可信度；

简洁的表达和无多余的单词 (Concise)。简洁细致的信息可以降低误解信息意图的可能性；

清晰的目的和表达 (Clear)。确保信息中包含满足观众需求和激发兴趣的内容；

连贯的思维逻辑 (Coherent)。写作思路连贯，在整个书面文件中使用引言、小节等小标题；

控制的句子和想法承担 (Controlled)。可能需要使用图表或部分来控制句子和想法的承担。

4. 总结

具有技术背景的项目经理往往关注技术产品，而忽略了项目计划、项目报告等管理工件 (artifacts)，甚至没有把写这些文件所必需的工作放进工作分解结构 (WBS)。

我们不能忽视项目管理工件的作用。我经常向学生灌输一个想法：如果你想在组织中有更快的晋升机会，你必须学会写报告。印度人擅长写报告。在北美企业高管中，印度人的比例远高于中国人，这是不争的事实。

回到是否值得，这取决于你如何判断报告的价值。每个项目的资源都非常有限。当然，我们应该把这些有限的资源用于最有价值的工作。当然，技术工作很重要，但不可否认的是，管理工作有助于提高满意度。